زیر سیستم چرخه کار (workflow)

گردش کار در واقع همان سلسله مراتب انجام امور اداری است که در آن اجرای هر مرحله بلافاصله پس از اتمام مرحله قبلی صورت می گیرد؛ با این تفاوت که برخلاف سیستم سنتی، در این سیستم موازی کاریهای اداری نیز حذف شده و با مشخص کردن گلوگاهها، روند کاری به صورت کاملا هموار در جریان خواهد بود. منظور از گلوگاه، نقطه ای است که به هر دلیلی، میزان کار در آن از حد متعارف بیشتر شده و در نتیجه مانع از انجام به موقع کار توسط کاربر شود.
 با ایجاد گردش کار، فرآیندهای یک سازمان به سادگی و به صورت اتوماتیک، مرحله به مرحله انجام خواهد شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهد بود. در نتیجه از تعلیق و بلاتکلیفی کارمندان هنگام اجرا و یا لغو امور جلوگیری می شود، ضمن این که راندمان اجرای کارها به طور چشمگیری افزایش خواهد یافت.
 از سوی دیگر عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان ، وابستگی امور ارجاعی به اشخاص ، در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران ، وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص ، کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین ، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب کارمند مامور آن کار و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها بعنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‏ها به وضوح قابل مشاهده است .
 در واقع تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند . در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می شود . هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن ، یک جریان خاص را در سازمان طی می کند .
 در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است .
 1. مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می باشد .
 2. مدیریت زمانی که در این میان صرف می شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطۀ بعدی برسد ،
 که نکته ی دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمانها می باشد . هدف اصلی از سیستم های مدیریت گردش کار کمک به سازمان ها در پیشبرد اهداف ذکر شده می باشد .
 برای دستیابی به این اهداف ، ابتدا باید گردش کار و نحوه ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند . در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری ، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می بخشد .
 مديريت فرآيندهای سازمانی ، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرآيند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري ، اجرا ، اندازه گيری ، تغيير و به کارگيری مجدد ، در يک طرح جامع گرد هم خواهد آورد .
 در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری فارسیکام مدیریت با شناسایی نیاز ها و روند فرآیند ها و در نظر گرفتن زمان بندی مناسب جهت اجرای امور ، قادر خواهد بود که گردش کار های متفاوتی را تعریف نماید .
 از ویژگی های در نظر گرفتن گردش کار ، می توان به کنترل روند اجرایی و ارجاعی امور اشاره نمود . همچنین می توان مراحل مختلف را برای حالت های انجام یا عدم انجام امور در نظر گرفت .
 با ایجاد گردش کار ، فرآیند های سازمان به سادگی به صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت .